Association : réussir ses envois aux adhérents et aux donateurs
Dans une association, le courrier est souvent confié à un bénévole, sur son temps libre, avec un budget serré. Quelques repères simples suffisent à l’alléger : connaître ses envois de l’année, ne commander que ce qu’on enverra, et choisir la solution qui économise le plus de temps.
Les envois de l’année
Une association envoie en général quatre types de courriers : l’appel à cotisation, en début d’exercice ; la convocation à l’assemblée générale ; les reçus et les remerciements aux donateurs ; et les informations ponctuelles aux adhérents (événements, vie de l’association). Les premiers partent à une date connue, vers tous les membres à la fois : on peut les préparer plusieurs semaines à l’avance.
Convocation : voir ce que prévoient les statuts
Le mode de convocation d’une assemblée est fixé par les statuts de l’association : courrier simple, courriel, parfois recommandé. Lisez-les avant de choisir. Si le courrier simple suffit, une Lettre verte convient ; si les statuts exigent une preuve, le recommandé se prépare au bureau de poste, et nous ne le proposons pas.
Un budget serré : comparer toutes taxes comprises
Beaucoup d’associations ne sont pas assujetties à la TVA : le bon comparatif est alors le montant toutes taxes comprises, pas le hors taxes. Un timbre acheté au guichet n’ouvre aucun droit à déduction, mais une association non assujettie n’en déduit de toute façon aucune. L’intérêt d’un fournisseur est alors le temps gagné, la livraison à l’adresse de l’association et la remise sur l’affranchissement : 10 % dès 100 enveloppes, 15 % dès 250, 18 % dès 500, 20 % dès 1 000 et 22 % dès 2 500. Il n’y a aucun minimum pour les enveloppes affranchies, ce qui permet de commander juste la quantité nécessaire.
Timbres ou enveloppes déjà affranchies
Pour quelques dizaines de courriers, des timbres suffisent : la commande commence à 10 timbres, avec un port forfaitaire de 1,50 € HT. Pour une série plus longue, les enveloppes déjà affranchies suppriment le collage, qui est ce qui prend le plus de temps aux bénévoles : il ne reste qu’à y glisser le courrier.
Penser à la date de validité
Les enveloppes affranchies sont valables jusqu’au 31 décembre de l’année de commande, car La Poste ajuste ses tarifs chaque 1er janvier. Pour un appel à cotisation envoyé en janvier, commandez en janvier : c’est le tarif en vigueur à ce moment qui compte.
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