Avocats, notaires : Lettre suivie ou recommandé, quelle preuve ?
Dans une étude, un cabinet d’avocats ou chez un commissaire de justice, la question n’est pas seulement « combien ça coûte » mais « que prouve cet envoi ? ». Entre la Lettre verte, la Lettre verte suivie et le recommandé, les trois n’ont pas la même portée. Voici comment les distinguer.
Trois voies, trois niveaux de preuve
La Lettre verte part sans suivi ni preuve. La Lettre verte suivie permet de suivre les étapes de l’acheminement et la date de distribution, mais elle n’est pas remise contre signature : le suivi renseigne l’expéditeur, il ne vaut pas recommandé. Le recommandé apporte une preuve de dépôt, une remise contre signature et une preuve de distribution sur demande.
Choisir selon la nature de l’envoi
Un courrier courant à un client ou un confrère, une convocation amiable, un envoi de pièces : la Lettre verte suffit, ou la Lettre verte suivie quand on veut tracer. Un envoi qui doit produire des effets juridiques, ou dont la réception pourrait être contestée, relève du recommandé, ou de la forme que prévoit le texte applicable. Ce guide ne remplace pas votre appréciation professionnelle : la forme d’un acte relève de la règle qui le gouverne.
Ce que nous préparons, et ce que nous ne faisons pas
Nous préparons et affranchissons des enveloppes en Lettre verte et en Lettre verte suivie, chaque enveloppe suivie portant son propre numéro, imprimé dessus. Nous ne vendons pas de recommandé : il se dépose au bureau de poste ou se prépare sur laposte.fr. Vous gardez ainsi la maîtrise de la voie de chaque envoi, et notre affranchissement ne couvre que ce qui peut raisonnablement partir en Lettre verte ou en suivi.
Garder trace des envois
Quelle que soit la voie, conservez une copie de ce qui est parti, la date de dépôt et, pour une Lettre verte suivie, le numéro de suivi relevé au moment de l’expédition. Un dépôt dans une boîte aux lettres ne produit pas, par lui-même, de preuve de dépôt : prenez l’habitude de noter ce qui compte.
Organiser l’affranchissement d’une étude
Une étude envoie des formats et des poids variés : une lettre simple, une copie de pièces, un dossier de plusieurs dizaines de pages. Définissez vos deux ou trois tranches les plus fréquentes, pesez un exemplaire de chacune et commandez l’affranchissement correspondant. Notre remise suit des paliers : 10 % dès 100 enveloppes, 15 % dès 250, 18 % dès 500, 20 % dès 1 000 et 22 % dès 2 500. Comparez hors taxes si votre structure est assujettie à la TVA, toutes taxes comprises sinon.
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