Cabinet comptable : gérer les pics de courrier aux échéances
Un cabinet comptable ne manque jamais de courrier, mais il ne l’envoie pas au même rythme toute l’année : tout se concentre autour des échéances. Le meilleur moyen d’éviter la course au bureau de poste est de connaître ses formats, de peser une fois et de constituer son stock avant le pic.
Des envois très variés
Un cabinet envoie des plis de natures différentes : lettres de mission, relances de pièces manquantes, factures d’honoraires, liasses et bilans, courriers de conseil. Les uns tiennent sur une feuille, d’autres font une dizaine de pages avec annexes. Cette variété est la première difficulté : il faut plusieurs formats et plusieurs tranches de poids.
Quel format pour quel document
Les factures et les relances se plient en trois et tiennent dans une DL, à fenêtre si l’adresse est imprimée sur le document. Les liasses et les bilans s’envoient à plat, sans pli, sous enveloppe C4. Pour les dossiers intermédiaires, la C5 est un bon compromis. Tenir deux ou trois formats suffit en général à couvrir un cabinet.
Peser les envois récurrents
Les envois de même nature pèsent toujours à peu près pareil : une liasse de bilan complète, enveloppe comprise, se situe souvent dans la tranche de 100 g ou de 250 g, selon son épaisseur. Pesez un exemplaire de chaque type une fois pour toutes et notez sa tranche : vous saurez à chaque campagne quelle valeur d’affranchissement prévoir.
Constituer un stock avant l’échéance
Un cabinet qui attend d’être au pic pour acheter ses timbres perd une demi-journée à un moment où il n’en a pas. Mieux vaut commander avant la période chargée la quantité estimée pour chaque tranche, puis réassortir : les enveloppes déjà affranchies suppriment l’étape de pesée et de collage au moment où l’on manque de temps.
TVA et comptabilité : comparer hors taxes
Un cabinet est en général assujetti à la TVA : c’est le montant hors taxes qu’il faut comparer, la TVA de 20 % d’un prestataire étant récupérable alors qu’un timbre acheté au guichet n’ouvre aucun droit à déduction. Notre remise porte sur l’affranchissement et suit des paliers : 10 % dès 100 enveloppes, 15 % dès 250, 18 % dès 500, 20 % dès 1 000 et 22 % dès 2 500. Pour l’écriture comptable d’un achat de timbres, le guide sur la comptabilisation donne le détail.
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