Opticiens, centres auditifs, cabinets : le courrier de rappel aux patients
Un centre de santé écrit à ses patients plus souvent qu’on ne le croit : rappel de contrôle, renouvellement, invitation, vœux, courrier de gestion. Ce courrier demande de la discrétion et du temps. Voici comment l’organiser.
Les courriers d’un centre de santé
Les plus fréquents : le rappel d’un contrôle ou d’un rendez-vous à prendre, le renouvellement d’un équipement, l’invitation à une journée portes ouvertes, la carte de vœux, la lettre de gestion (devis, facture). La plupart sont courts, d’une à deux pages, et partent par séries au fil de l’année.
La discrétion avant tout
Sur l’enveloppe, rien qui révèle la nature du soin ou du produit. Une enveloppe à fenêtre n’affiche que l’adresse, à condition que le courrier soit plié pour que seule l’adresse apparaisse. Vérifiez sur un exemplaire avant de lancer toute la série.
Les données de vos patients
Un fichier de patients est un fichier de données personnelles, et les informations liées à la santé sont particulièrement protégées. Pour un courrier de rappel, limitez le fichier à ce qui est nécessaire (nom, adresse, date du rappel), informez vos patients de l’usage que vous en faites et consultez les règles de la CNIL. Un fichier transmis pour un routage ne sert qu’à la campagne, puis il est supprimé.
Le bon format
Un rappel d’une page, plié en trois, tient dans une enveloppe DL (110 × 220 mm), à fenêtre si l’adresse est imprimée sur le courrier. Jusqu’à 3 feuilles A4 de 80 g/m² restent sous 20 g, soit 1,52 € au tarif public 2026 : un rappel avec une plaquette tient souvent dans la première tranche.
Affranchir sans y passer l’après-midi
Des enveloppes déjà affranchies évitent de peser et de timbrer à chaque série : il ne reste qu’à glisser le courrier et à déposer dans une boîte aux lettres. Elles sont valables jusqu’au 31 décembre de l’année de la commande, un point à prévoir pour des rappels étalés sur l’année. Le suivi se réserve aux envois qui le justifient.
Quand tout confier
Pour une campagne de rappels à tous les patients d’un fichier, ou une invitation à plusieurs centaines de personnes, l’impression, la mise sous pli et le dépôt peuvent être confiés à un routeur. Le devis, gratuit, précise le détail avant toute commande.
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