Syndic de copropriété : organiser ses envois de courrier en nombre
Un syndic de copropriété envoie beaucoup de courrier, par grandes séries identiques, avec des pics autour des assemblées et des appels de fonds. Bien organisé, cet envoi se prépare à l’avance, se pèse une fois et se commande en une seule fois. Voici comment s’y prendre.
Les envois d’un syndic
Quatre familles reviennent : les appels de fonds, périodiques ; les convocations et les comptes rendus de l’assemblée générale ; les relances aux copropriétaires en retard ; et le courrier courant (travaux, informations, réponses). Les trois premières se font par séries, au même moment, vers tous les lots : c’est là que le volume pèse sur le temps comme sur le budget.
Le poids de chaque série
Un appel de fonds d’une à deux feuilles tient en général sous 20 g, sous une enveloppe DL. Un compte rendu d’assemblée, lui, atteint souvent une dizaine de pages ou plus avec ses annexes : il passe à la tranche de 100 g, voire de 250 g, et demande une enveloppe C5 ou C4 plutôt qu’une DL. Pesez un exemplaire complet, annexes comprises, avant de commander : sur mille plis, quelques grammes de différence changent la tranche, donc le prix de toute la série.
La voie : lettre simple, suivie ou recommandée
Tous les envois n’ont pas la même voie. Un appel de fonds ou un compte rendu part en Lettre verte. Pour tracer un envoi, la Lettre verte suivie donne les étapes de l’acheminement, sans valoir recommandé. La convocation à l’assemblée générale relève des règles de notification de la copropriété, qui prévoient en principe le recommandé (papier, ou électronique avec l’accord du copropriétaire) : nous ne proposons pas ce service, qui se prépare au bureau de poste ou sur laposte.fr. Vérifiez le texte applicable, ou demandez conseil, avant de choisir la voie d’un envoi qui doit produire des effets.
Un calendrier de pics
Les envois d’un syndic suivent un rythme connu : appels de fonds à échéance régulière, convocations et comptes rendus autour de l’assemblée. Anticipez ces dates dans l’année : une commande d’enveloppes déjà affranchies passée quelques jours avant le pic évite la course au bureau de poste. Rappelons que les enveloppes affranchies sont valables jusqu’au 31 décembre de l’année de commande : commandez les quantités de l’année en cours, et réassortissez en janvier.
Que comparer, quand on gère des copropriétés
Un syndicat de copropriétaires n’est en général pas assujetti à la TVA : le bon comparatif est alors toutes taxes comprises. Notre remise porte sur l’affranchissement et suit des paliers : 10 % dès 100 enveloppes, 15 % dès 250, 18 % dès 500, 20 % dès 1 000 et 22 % dès 2 500. Pour des plis de 100 g, comme un compte rendu d’une dizaine de pages, le tableau ci-dessous donne le coût selon la quantité, hors taxes et toutes taxes comprises, comparé au guichet.
| Lettres 100 g | Guichet | Chez nous, HT | Chez nous, TTC |
|---|---|---|---|
| 50 | 155,00 € | 155,00 € | 186,00 € |
| 100 (−10 %) | 310,00 € | 279,00 € | 334,80 € |
| 250 (−15 %) | 775,00 € | 657,50 € | 789,00 € |
| 500 (−18 %) | 1 550,00 € | 1 270,00 € | 1 524,00 € |
| 1 000 (−20 %) | 3 100,00 € | 2 480,00 € | 2 976,00 € |
| 2 500 (−22 %) | 7 750,00 € | 6 050,00 € | 7 260,00 € |
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