Budget d’affranchissement annuel : comment le calculer

Partir du réel : compter les envois

Notez, pendant un trimestre, le nombre de lettres que votre structure poste chaque mois, par tranche de poids : jusqu’à 20 g, jusqu’à 100 g, au-delà. Ajoutez à part le nombre d’envois suivis. Ce relevé vaut mieux qu’une estimation : les pics (échéances, relances, vœux) y apparaissent.

Le calcul : nombre de lettres × tarif de la tranche

Le budget annuel est la somme, pour chaque tranche, du nombre de lettres de l’année multiplié par le tarif de la tranche. Les envois suivis s’ajoutent avec leur supplément.

Exemple avec la grille publique 2026, pour une structure qui poste chaque mois 60 lettres de 20 g et 10 lettres de 100 g, dont 5 en suivi : 60 × 12 × 1,52 € = 1 094,40 €, plus 10 × 12 × 3,10 € = 372,00 €, plus 5 × 12 × 0,50 € de suivi = 30,00 €. Soit 1 496,40 € sur l’année, au tarif du guichet.

Prévoir la révision du 1er janvier

La Poste révise ses tarifs en règle générale chaque 1er janvier. Un budget qui court sur deux années ne doit donc pas se calculer avec un tarif figé : prévoyez une marge, et recalculez en janvier avec la nouvelle grille. Les timbres Lettre verte sans valeur chiffrée restent utilisables après une hausse, alors que nos enveloppes déjà affranchies sont valables jusqu’au 31 décembre de l’année de la commande.

Ce qui fait bouger la facture

Trois leviers pèsent plus que le reste. Le poids : une lettre qui passe de 19 g à 21 g change de tranche, et le tarif de la Lettre verte passe alors de 1,52 € à 3,10 €. Le suivi : réservé aux envois qui en ont besoin, il reste un supplément par envoi. Et la manière d’affranchir : des enveloppes déjà affranchies, avec une remise qui monte avec la quantité, ne coûtent pas le tarif du guichet.

Nos paliers de remise sur les enveloppes affranchies : 10 % dès 100 enveloppes, 15 % dès 250, 18 % dès 500, 20 % dès 1 000 et 22 % dès 2 500.

Suivre le budget dans l’année

Comparez chaque trimestre le nombre de lettres réellement postées au prévisionnel. Un écart important signale souvent un changement d’habitude (plus de courriers lourds, plus de suivi) plus qu’une hausse de tarif. Gardez le relevé : il sert aussi à justifier les achats d’affranchissement auprès de votre comptable.