Préparer son fichier d’adresses pour un mailing postal

Un tableau, une ligne par destinataire

Le plus simple est un tableur (Excel ou CSV) : une ligne par destinataire, une colonne par information. Prévoyez la civilité, le prénom, le nom, la société et le service si besoin, puis l’adresse en colonnes séparées : complément éventuel, numéro et voie, code postal, ville. Ne regroupez pas l’adresse dans une seule cellule : séparée, elle se vérifie, se trie et s’imprime sans erreur.

Le piège du zéro qui disparaît

Excel prend le code postal pour un nombre et supprime le zéro du début : 01000 devient 1000, 06000 devient 6000. Formatez la colonne en texte avant de saisir ou de coller les codes, et vérifiez que tous les codes postaux ont bien cinq chiffres avant d’envoyer le fichier.

Écrire l’adresse comme La Poste la lit

La Poste recommande une adresse sur six lignes au plus, avec le code postal et la commune sur la dernière ligne, sans ponctuation inutile ni mention sous cette ligne. Évitez les abréviations que vous seul comprenez et les lignes vides : une adresse nette est lue du premier coup.

Nettoyer avant d’envoyer

Retirez les doublons, c’est-à-dire la même personne ou la même adresse listée deux fois : le destinataire recevrait deux plis. Supprimez les lignes incomplètes (sans code postal, sans ville, sans nom) et corrigez les erreurs de saisie évidentes. Gardez de côté les adresses que vous savez périmées.

Après chaque campagne, notez les plis revenus avec la mention « n’habite pas à l’adresse indiquée » : corrigez-les ou retirez-les, et conservez ce fichier mis à jour pour la campagne suivante.

Un fichier de données personnelles

Un fichier d’adresses de personnes est un ensemble de données personnelles. Informez les destinataires de l’usage que vous en faites, respectez leur droit de s’opposer à recevoir vos courriers, et consultez les règles de la CNIL sur la prospection avant une campagne. Chez nous, le fichier ne sert qu’à votre campagne, puis il est supprimé une fois les plis déposés.

Le transmettre

Pour un routage, vous nous transmettez le fichier au format Excel ou CSV, avec le document à imprimer. Décrivez aussi la campagne : nombre de plis, format, nombre de pages, date de dépôt souhaitée. C’est ce qui permet de chiffrer le devis avant toute commande.