Publipostage papier : comment envoyer un courrier personnalisé
Le publipostage consiste à envoyer le même courrier à une liste de destinataires, en personnalisant chaque exemplaire : nom, adresse, une phrase. Avec un traitement de texte et un tableur, on le fait soi-même. Voici la méthode, les pièges, et le moment où la confier devient plus raisonnable.
Le principe : un modèle et un fichier
Le publipostage fusionne deux éléments : un modèle de lettre, où les parties qui changent sont remplacées par des champs (civilité, nom, adresse), et un fichier qui contient les données de chaque destinataire. Le logiciel produit autant de lettres qu’il y a de lignes. Dans Word, tout se trouve dans l’onglet Publipostage.
Préparer le fichier
C’est l’étape qui décide du résultat. Un tableau, une ligne par destinataire, une colonne par information, des codes postaux à cinq chiffres (formatés en texte pour qu’Excel garde le zéro initial), pas de doublon. Le guide sur le fichier d’adresses détaille ces points.
Écrire le modèle, puis tester
Insérez les champs aux bons endroits, puis affichez l’aperçu sur plusieurs destinataires, y compris un nom très long et une adresse sans complément. Imprimez trois courriers avant de lancer toute la série : un décalage ou un champ vide se voit sur trois exemplaires, et coûte cher sur trois cents.
Les enveloppes : fenêtre ou étiquettes
Deux options pour l’adresse. L’enveloppe à fenêtre laisse apparaître l’adresse imprimée sur le courrier lui-même : un seul adressage, aucune étiquette, aucun risque de mélange. L’étiquette ou l’impression directe sur l’enveloppe demandent une seconde fusion. L’adresse, dans tous les cas, suit les règles de La Poste.
Peser et affranchir
Pesez un exemplaire complet, enveloppe fermée. Sous enveloppe DL, 3 feuilles A4 de 80 g/m² restent sous 20 g (1,52 € au tarif public 2026) ; une feuille de plus et le tarif devient celui de la tranche de 100 g (3,10 €). Sur une série, cet écart se multiplie par le nombre de plis.
Quand le confier à un routeur
Imprimer, plier, insérer et affranchir quelques centaines de plis occupe plusieurs personnes pendant des heures. Quand le volume dépasse ce que l’équipe absorbe, confier l’impression, la mise sous pli, l’affranchissement et le dépôt à un routeur libère du temps. Vous gardez la main sur le modèle et sur le fichier ; nous préparons le reste.
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