Mise sous pli : définition et étapes
La mise sous pli est l’étape qui transforme une pile de documents en courriers prêts à partir. Simple pour dix lettres, elle devient un vrai métier pour des milliers. Voici ce qu’elle recouvre, ses étapes, et les contrôles qui évitent les erreurs.
La définition
La mise sous pli désigne l’ensemble des opérations qui mettent un ou plusieurs documents dans une enveloppe : les plier, les assembler, les insérer, fermer l’enveloppe. Les professionnels disent aussi « mise sous enveloppe ». Pour certains supports, comme un magazine ou un catalogue, le pli n’est pas une enveloppe mais un film.
Les étapes
D’abord le pliage : une feuille A4 se plie en trois pour une DL, en deux pour une C5. Ensuite l’assemblage du « jeu », c’est-à-dire de tous les documents d’un même destinataire, dans le bon ordre : lettre, plaquette, bon de commande. Puis l’insertion dans l’enveloppe, la fermeture, et un dernier contrôle : l’adresse est-elle bien lisible dans la fenêtre, le pli est-il fermé, son poids reste-t-il dans la tranche prévue ?
À la main ou en machine
Pour quelques dizaines de plis, la mise sous pli se fait à la main, en une après-midi. Au-delà de quelques centaines, le temps devient considérable et les erreurs plus probables : des machines plient et insèrent à la chaîne. Une enveloppe DL est prévue pour une feuille pliée en trois, une C5 pour une feuille pliée en deux.
Le contrôle qui compte le plus
Le risque principal est de mettre le mauvais document dans l’enveloppe d’un destinataire, surtout quand les courriers sont personnalisés. Avec une enveloppe à fenêtre, l’adresse imprimée sur le courrier apparaît à travers : le courrier et l’adresse sont alors liés, ce qui supprime ce risque. Vérifiez qu’il n’apparaît que l’adresse dans la fenêtre, et pas une autre information.
Ce qui fait varier le coût
Le nombre de documents par pli, le nombre de plis, le format, le type de fermeture, la personnalisation : ces éléments entrent dans le devis. Et le poids : un document de plus, c’est un peu de papier en plus, parfois une tranche d’affranchissement en plus.
Quand la confier
Dès que le volume dépasse ce qu’on met sous pli dans la journée, ou que la campagne est personnalisée, confier la mise sous pli à un routeur fait gagner du temps et réduit les erreurs. Chez nous, elle fait partie du routage : impression, mise sous pli, affranchissement et dépôt, sur devis.
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